Qual foi o processo utilizando para planejar não apenas um evento, mas uma experiência de colaboração e compartilhamento.
Senta que lá vem história… E uma história escrita em partes!
Apesar de estar envolvido com a curadoria de muitos eventos nos últimos anos (Campus Party, iMasters InterCon, Fórum Ecommerce Brasil, etc), tive a iniciativa de produzir um evento somente em 2017. A motivação para isso veio a partir da minha própria experiência como curador, lidando com muitos palestrantes e platéias, que apesar de diferentes entre si, compartilhavam uma rotina comum: [1] palestra, [2] aplausos, [3] perguntas, [4] respostas e [5] mais aplausos. Não que exista algo errado com esse processo descrito, mas o problema é quando a palestra vira jabá, os aplausos são só por educação, as perguntas são discursos intermináveis, as respostas não respondem as perguntas, e assim ninguém mais sabe porque está batendo palma no final. É uma rotina que vai se viciando e se corrompendo. Então pensei: e se as palestras não ficassem somente na propaganda, mas sim falassem das dificuldades reais do dia a dia de trabalho nas empresas? E se ao invés de perguntas, o público subisse no palco para debater? Bom, assim nasceu o UX Team Summit.
A experiência e as opiniões recebidas foram muito boas, mas para mim ainda faltava algo. Eu não queria fazer um evento de UX para as pessoas. Eu queria um evento de UX feito pelas pessoas. Que elas decidissem o que queriam ver, e que pudessem discutir junto, e questionar, e refletir, e compartilhar, e aprender… bom, assim nasceu o Design & Experience 2018, a DEX’18! A ideia era relativamente simples: vamos reunir umas pessoas para propor alguns temas, e ai as outras pessoas vão votar nos temas que elas querem ver, e quando a programação estiver definida, todos vão poder participar das discussões. Eu queria fazer uma desconferência, onde o público fosse o grande protagonista da história.
Desconferências são fóruns auto-organizados para troca de idéias, networking, aprendizado, conversação, demonstração e interação entre pessoas. O formato de uma desconferência é baseado na premissa de que, seja qual for o tipo de profissão, as pessoas na audiência — não apenas aquelas selecionadas para falar no palco — tem pensamentos interessantes, percepções e habilidades para compartilhar. É um encontro centrado em um tema ao propósito guiado pelos participantes. (Wikipedia)
Além do próprio conceito de desconferência, juntei outras ideias que tinha na cabeça como Teatro do Oprimido e Inteligência Coletiva, e desse bolo saiu o evento. A única certeza que eu tinha era que… eu não tinha a menor ideia do que aconteceria. O resultado pode ser visto no vídeo abaixo.
O evento aconteceu, e tivemos 380 participantes. Muitas pessoas “amaram”, outras acharam “legal”, e outras ainda “não gostaram”. De modo geral, podemos dizer que foi bom para uma primeira experiência, mas obviamente precisávamos ajustar algumas coisas. Eu ouvi a opinião de muitas pessoas, li e reli a pesquisa de satisfação, e a conclusão foi de que… eu precisava dessas pessoas ajudando a criar o evento. Precisava aplicar um processo de design centrado no ser humano para pensar nessa experiência. Precisava de cocriação!
O planejamento do evento e das áreas de conteúdo
Pouco depois do DEX’18, eu já queria planejar uma nova edição completamente redesenhada, e para 600 participantes. Diante das minhas inquietações e pesquisas sobre como aplicar Design no planejamento de um evento, me deparei com o Mapa de Design de Eventos da Mariana Camardelli, da Altos Eventos. Eu já a conhecia de vista, pois ela havia participado de um workshop meu em Porto Alegre. Comecei a ler e reler o fluxo desse mapa e pensei “preciso chamar essa guria para a gente fazer esse processo todo na DEX’19”. Então mandei um email, marcamos um café, a Mariana gostou da proposta do evento, e também gostou muito de mim, e topou a empreitada 😀
Começamos então a examinar tudo que havia sido feito no primeiro evento, as publicações nas redes sociais, as fotos e vídeos, os textos, os custos, e principalmente as opiniões e pesquisas… uma imersão completa! Depois disso, partimos para a melhor parte da coisa toda: a cocriação. Convocamos um grupo de pessoas que estiveram na primeira edição do evento apresentando, mediando painéis, participando das discussões ou somente assistindo. Foram eles: Franks Freitas, Helizabeth Trindade, Eric Cerqueira, Andrea Marques, Elias Fernandes, Huxley Dias, Erich Medeiros, Adriano Schmidt, Aline Santos, Viviane Tavares, Beatriz Matos, Euripedes Magalhães e Alisson Balbinotti. Essas pessoas ajudaram a pensar como deveria ser o evento em diferentes aspectos através das suas impressões sobre o DEX’18, suas dores, seus ganhos, suas percepções e ideias. É possível ver um pouco de como foi essa reunião no vídeo abaixo (nele também aparece a nossa segunda cocriação, que vou falar no próximo post).
https://www.instagram.com/p/BwaUB8rFLTH/
Uma das principais descobertas dessa cocriação foi relacionada ao perfil dos participantes. A proposta inicial do DEX é que fosse um encontro feito para as pessoas interagirem e compartilharem, mas a verdade é que nem todo mundo quer fazer isso. Muitos participantes queriam apenas assistir e anotar coisas, e outros queriam encontrar a galera e se divertir ou conversar. Com base nesses mapeamentos foi que criamos no evento três áreas principais, descritas melhor a seguir.
Open Space:
Para quem queria compartilhar, o Open Space foi um espaço aberto de troca para escolher assuntos relevantes e compartilhar experiências com os outros participantes.
Nesse palco aconteceram painéis no formato Fishbowl, onde tínhamos uma pessoa mediando a conversa entre especialistas e participantes da platéia, além de uma cadeira vazia que ficava disponível para que qualquer outra pessoa pudesse a qualquer momento subir e participar do papo.
Foram 12 painéis no total, sendo que 8 deles foram escolhidos pelo público através de uma votação no aplicativo do evento. A apresentação desse palco ficou por conta da Aline Santos e do Adriano Schmidt, e a mediação dos painéis ficou por conta de Bianca Rosa Fidelix, Euripedes Magalhães, Andrei Gurgel e Melina Alves. E além dos 6, tivemos mais 20 especialistas na programação dos painéis, e mais de 100 pessoas da platéia subindo no palco e participando das discussões.
Keynotes
Para quem queria aprender, o Keynotes foi um auditório onde profissionais compartilham cases e experiências para ouvir, anotar e conversar no palco.
Nesse espaço aconteceram 13 palestras, todas elas definidas através de curadoria. Cada palestra tinha duração de 20 minutos, com mais 20 minutos para que até 3 pessoas da platéia pudessem sentar no palco e discutir o tema com a pessoa palestrante. A apresentação desse palco ficou por conta do Daniel Furtado, e a exemplo do palco anterior também tivemos mais de 100 pessoas da platéia subindo no palco para participar da conversa com as 13 pessoas palestrantes.
Playground
Para quem queria se divertir, o Playground: um lugar informal e convidativo para você conhecer pessoas, comer e beber, brincar e dar risada, rever amigos e tirar fotos.
O que fazia parte dessa área não estava muito bem definido ou delimitado, mas nós considerávamos como sendo [1] todos os brinquedos espalhados, [2] o painel para tirar fotos, [3] todas as áreas de alimentação (tanto de coffee-break do evento como as bikes que vendiam almoço, petiscos e bebidas), [4] todos os stands de patrocinadores, [5] o painel de vagas, [6] o painel de avaliação do evento (quem bom, que pena, que tal), [7] a área de Desconferência e [8] a área de Mentorias.
Essas duas últimas áreas citadas eram um pouco mais delimitadas, mas ainda com um resultado bem indefinido:
- Desconferência: espaço com TV e assentos liberados, onde qualquer pessoa participante do evento poderia simplesmente conectar seu computador, chamar outras pessoas e começar uma palestra.
- Mentorias: espaço onde reuníamos profissionais mais experientes para que aquelas pessoas iniciantes na área pudessem fazer perguntas, bater um papo e pegar dicas essenciais para a carreira.
No Playground não havia uma programação formal definida, mas muitas atividades aconteceram, como as mini-palestras na Desconferência ou nos stands de patrocinadores (como o Grupo Zap e Livework), as diversas mentorias, as muitas disputas nos video-games/pebolim/sinuca, além dos muitos registros de felicidade no painel de fotos e na piscina de bolinhas. Longe de qualquer expectativa quantitativa, o que valeu foi a experiência qualitativa 🙂
Em breve vou publicando aqui outros posts com o resto dessa história, pois ainda tenho muita coisa legal pra contar, incluindo um pouco do que estamos fazendo para a próxima edição 🙂
Alias, a próxima edição da DEX’20 já tem data, tema e local definidos. Dá uma olhadinha em http://www.dexconf.com.br/ 😉
